Principe de remboursement des frais professionnels en Suisse

Les frais professionnels engagés par un salarié sont remboursés par l’employeur en application des dispositions de l’article 327a du Code des Obligations. Pour ce faire, ils doivent être détaillés par le salarié sous la forme de note de frais et documentés de pièces justificatives afin de pouvoir être comptabilisés et remboursés.

Les frais professionnels et notamment ceux de représentation peuvent être calculés soit de manière effective, soit de manière forfaitaire, pour autant que le forfait alloué couvre tous les frais auxquels il se réfère (par exemples les frais de déplacement, de repas, d’hébergement, les cadeaux clients etc.)^[1][2]

Il n’est pas possible de cumuler les deux méthodes de remboursement (effective et forfaitaire) pour un salarié.

Notons que le remboursement des frais professionnels ne vient pas gonfler le revenu du salarié et n’a donc pas d’incidence sur son impôt^[3]. Si toutefois ce remboursement était ajouté au salaire brut de l’employé, une déduction de la même somme devrait être appliquée, annulant tout impact fiscal à l’impôt sur le revenu.

Les frais de représentation forfaitaire 

Les frais de représentation permettent à un salarié de développer et de fidéliser son réseau d’affaire et sa clientèle. Ces derniers peuvent être pris en charge par l’employeur sous forme d’une allocation forfaitaire et ils doivent être à la mesure des intérêts commerciaux en jeux.

Les indemnités forfaitaires quant à elles, doivent être détaillées dans le formulaire de note de frais mais ne nécessitent pas de justificatifs ad hoc.

Cette disposition a l’avantage de simplifier les tâches administratives du côté de l’entreprise comme du côté des administrations fiscales.

Qui peut en bénéficier ?

Tous les contribuables ayant un devoir de représentation de la société leur incombant personnellement, en dépit du titre de leur fonction, peuvent bénéficier des frais de représentation forfaitaires. L’administration fiscale estime un fort devoir de représentation aux contribuables ayant un salaire brut total supérieur ou égal à CHF 150.000 par an pour une occupation à temps complet.

En-deçà de ce salaire annuel, les allocations forfaitaires pour frais de représentation sont considérées comme un revenu supplémentaire et deviennent donc imposables à l’impôt sur le revenu.

Procédure d’admission auprès de l’administration fiscale

Pour que le mode forfaitaire soit appliqué pour les frais de représentation et ainsi éviter qu’ils soient pris en compte dans le revenu du salarié, l’employeur se doit de déclarer une « liste du personnel bénéficiant d’allocations forfaitaires pour frais de représentation » qui doit être validée par l’administration fiscale.

Cette liste doit être envoyée à l’administration fiscale suffisamment tôt lors de l’année fiscale en cours, de sorte qu’un accord soit reçu avant l’établissement du certificat de salaire.

L’administration fiscale cantonale de Genève fournit un modèle sous forme de tableau à remplir pour déclarer la liste du personnel bénéficiant des frais de représentation forfaitaires. Voici les principaux libellés à remplir :

• Raison sociale de la société et la période fiscale concernée ;
• Nom, prénom et adresse des salariés ;
• Type de permis ;
• Impôt à la source ou imposition selon rôle ordinaire (c'est-à-dire selon déclaration d'impôt) ;
• Numéro de contribuable ou d’AVS ;
• Titre ou fonction ;
• Salaire brut total y compris les allocations forfaitaires pour frais de représentation ;
• Frais effectifs de représentation remboursés et non compris dans le salaire brut total ;
• Montant des allocations forfaitaires pour frais de représentation allouées par l’entreprise ;

Mise en application, paliers, plafonds

L’allocation forfaitaire pour frais de représentation est prise en compte sans pour autant s’ajouter au revenu imposable dès lors que les paliers suivants ne sont pas dépassés :

• 5% du salaire brut total jusqu’à CHF 250.000 annuel ;
• 10% au-delà de CHF 250.000 de salaire brut annuel

Le plafond maximum accordé est de CHF 100.000 annuel.

Exemple de calcul d’une allocation forfaitaire

Prenons le cas d’un salarié recevant un salaire brut total annuel de CHF 400.000 :

- (CHF 250.000 X 5% + CHF 150.000 X 10%) = CHF 27.500

Le montant de l’allocation forfaitaire pour frais de représentation est ainsi de CHF 27.500 respectant le plafond absolu de CHF 100.000.

Notons que si le salarié reçoit une allocation forfaitaire pour frais de représentation inférieure à CHF 27.500, par exemple CHF 20.000, alors ce dernier ne pourra pas demander une déduction supplémentaire de CHF 7.500.