DURÉE ET FORME DE CONSERVATION DES DOCUMENTS D'UNE ENTREPRISE SUISSE
Les documents d'une entreprise, qu'il s'agisse de documents comptables, fiscaux, bancaires ou administratifs, doivent être conservés.
Il est donc utile de connaître le délai légal ou conseillé de conservation des documents d'une entreprise ainsi que la forme de conservation souhaitable.
En effet, de plus en plus d'entreprises conservent et archivent leurs documents sous forme électronique.
Cependant, certains d'entre eux doivent obligatoirement être conservés sous leur forme originale afin de préserver leur valeur légale. Quant aux autres, ils devront être conservés sous forme non modifiable ou sous supports modifiables mais respectant certaines conditions.
Les délais relatifs à la conservation des documents varient selon leur domaine (comptable, fiscal, bancaire, etc.).
Pour les documents comptables, c'est par la LTVA, le Code des Obligations (CO) ainsi que l'ordonnance relative à la tenue et conservation des livres de comptes (Olico) que l'on trouve la source juridique.
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Délai légal |
Forme |
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Imprimés comptables Pièces comptables (factures, contrats, correspondance commerciale, inventaires, fichiers de calcul), grand livre, journaux, balances, bilan, compte exploitation, rapport de révision, rapport de gestion, etc. |
10 ans après clôture de l’exercice, sauf pour les biens immobiliers |
Documents imprimés et signés : au moins 1 exemplaire du rapport de révision et du rapport de gestion |
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Documents commerciaux sur les biens immobiliers Pièces comptables justificatives au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de la TVA sur les biens immobiliers. |
20 ans après clôture de l’exercice |
Forme originale ou électronique |
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Imprimés fiscaux Déclarations fiscales, décomptes tva, taxes, professionnelles communales, etc. |
10 ans après clôture de l’exercice |
Forme originale ou électronique |
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Imprimés bancaires Relevés de comptes, ordres de virements, bordereaux de remises de chèques, etc. |
10 ans après clôture de l’exercice |
Forme originale ou électronique |
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Contrats Contrat de prêt, contrat de leasing, contrat d'assurance, etc. |
10 ans après expiration du contrat |
Forme originale ou électronique |
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Imprimés RH Fiche salaire, certificat de salaire annuel, contrat de travail, données personnelles salarié, formulaire annonce aux institutions sociales et assurances, etc. |
10 ans après clôture de l’exercice |
Forme originale ou électronique |
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Imprimés organisationnels Statuts, procès-verbal, registre des titres, etc. |
La loi ne fixe aucun délai, cependant certains documents sont considérés comme pièces comptables => 10 ans |
Forme originale ou électronique |
